PH… ¿qué?

¿Pero el pH no es de Química?

El pH sí, pero el ciclo PHVA es un ciclo muy famoso que se usa desde hace mucho tiempo, sobre todo en temas de Calidad y gestión de negocios y que te puede ahorrar mucho tiempo en la toma de decisiones.

Empezamos 👇

¿Qué es el ciclo PDCA o PHVA y para qué se utiliza?

Este ciclo es también conocido como ciclo de Deming. Las siglas PDCA provienen del inglés plan-do-check-act. En castellano sería PHVA (planificar-hacer-verificar-actuar), de hecho, lo veremos de las tres formas dependiendo de la fuente. Es una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos, basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart.

Los resultados de la implementación de este ciclo permiten:

  • Una mejora integral de la competitividad de los productos y servicios.
  • Reducción de los costes.
  • Optimización de la productividad.
  • Reducción de los precios.
  • Incremento de la participación del mercado.
  • Aumento de la rentabilidad de la empresa u organización.

En la siguiente imagen puedes ver un esquema de en qué consiste este ciclo.

ciclo PHVA

Planificar

Buscar las actividades susceptibles de mejora y establecer los objetivos a alcanzar. Para buscar posibles mejoras puedes escuchar las opiniones de tus clientes, buscar nuevas herramientas mejores que las que estás usando ahora, etc.

Tip: Puedes usar un Análisis DAFO y enfocarte en las debilidades para mejorarlas.

Te dejo por aquí esta herramienta muy sencilla para hacer análisis DAFO.

Hacer

Implementar lo planificado.

Hacer los cambios que sean necesarios para implantar la mejora que has propuesto en el paso anterior. Es conveniente hacer una prueba piloto para probar el funcionamiento antes de realizar los cambios a gran escala.

Verificar

Una vez implantada la mejora, se debe dejar un período de prueba para verificar que todo funciona correctamente. Si lo que hemos implantado no cumple con las expectativas iniciales habrá que hacer modificaciones para ajustarse a los objetivos esperados.

Tip: Puedes usar el diagrama de Pareto para hacer el control de lo que has implantado y analizar si existe algún tipo de fallo.

Actuar

Cuando finaliza el periodo de prueba se deben estudiar los resultados y compararlos con el funcionamiento de las actividades antes de implantar la mejora.

Si los resultados son satisfactorios se implantará la mejora de forma definitiva, pero si no lo son habrá que decidir si realizar cambios para ajustar los resultados o si desecharla. Una vez terminado el paso 4, se debe volver al primer paso periódicamente para ver si se pueden implantar nuevas mejoras.

¿Para qué se usa el ciclo PHVA?

  1. Para la mejora continua de algo que ya tienes establecido, por ejemplo, un curso que ya tengas diseñado o un servicio que ya estés vendiendo.
  2. Para diseñar nuevas estrategias (de redes sociales, de ventas, de e-mail marketing).
  3. Para implementar un cambio importante en tu negocio.

Vamos a ver estos tres usos a través de ejemplos:

1. Para la mejora continua de algo que ya tienes establecido.

Supongamos que ya tienes creado un producto/servicio X y quieres mejorarlo, teniendo en cuenta los resultados obtenidos, las opiniones de clientes, etc.

PLANIFICAR

Primero tendrás que saber qué quieres mejorar o qué problema quieres resolver y qué objetivos quieres conseguir. Por ejemplo: quiero mejorar la calidad de la atención al cliente por email en mi empresa (porque he recibido quejas) y mi objetivo es que se respondan en un plazo máximo de 24-48 horas.

Identificarás los pasos a seguir y a dónde quieres llegar. Por ejemplo: análisis de datos disponibles.

Planificarás los recursos. Por ejemplo: ¿vas a contratar a una persona que se encargue de ello? ¿vas a cambiar de gestor de email marketing? ¿lo vas a automatizar?

HACER

Supongamos que has elegido que vas a cambiar de gestor de email marketing. En este caso, vas a coger una parte de la base de datos de clientes y vas a comenzar a enviar los emails solo a ese grupo con una versión de prueba de ese nuevo programa de pago.

VERIFICAR

Vas a escribir a ese grupo reducido de clientes para que te den su opinión a través de una encuesta, teniendo en cuenta los aspectos que necesitas medir, en este caso la rapidez en la atención (esto de la encuesta te servirá para comparar en el paso 4).

ACTUAR

Compara los resultados obtenidos con la nueva herramienta y si son mejores, “tírate a la piscina” con ella y cambia toda la base de datos de clientes.

2. Para diseñar nuevas estrategias.

Imagina que quieres implantar en tu estrategia de comunicación con tus clientes algo que está tan de moda como los BOTS.

PLANIFICAR

Primero identificarás los objetivos que quieres conseguir con el BOT. Por ejemplo: quiero que el BOT automatice la atención al cliente o usarlo para reforzar las ventas combinándolo con campañas de Facebook Ads.

Identificarás los pasos a seguir y a dónde quieres llegar. Por ejemplo: Buscar las herramientas disponibles, aprender a usarlas, etc.

Planificarás los recursos. Por ejemplo: Voy a dedicar tiempo a aprender sobre los BOTS en modo DIY (recurso tiempo) o voy a contratar a alguien para que me lo haga (recurso monetario).

HACER

Supongamos que has elegido que vas a contratar a alguien para que te lo haga. Comenzarás a implantarlo por una parte de tu negocio, por ejemplo en una página de tu web.

VERIFICAR

Comprobarás si funciona a través de las estadísticas del BOT buscando indicadores (número de suscriptores, dudas resueltas, etc).

ACTUAR

Compara los resultados obtenidos con el BOT con los resultados anteriores. ¿Recibes menos correos preguntando lo mismo? ¿Has aumentado las ventas con ayuda del BOT? Si todo funciona bien, pues a por todas con el BOT.

3. Para implementar un cambio importante en tu negocio.

Imagina que quieres cambiar de proveedor hosting en tu web.

PLANIFICAR

Primero identificarás los objetivos que quieres conseguir con este cambio. Por ejemplo: quiero conseguir que mi hosting sea más sostenible.

Identificarás los pasos a seguir y a dónde quieres llegar. Por ejemplo: Comparar servicios de hosting.

Planificarás los recursos. Por ejemplo: ¿cuánto voy a gastar en el nuevo hosting y qué supone este incremento de los gastos en tu presupuesto anual?

HACER

Comenzarás por la versión más barata del hosting (a ser posible con un pago mensual) e irás cambiando poco a poco (por ejemplo, probando con una web de pruebas).

VERIFICAR

Dejarás un período de prueba y analizarás si ves resultados positivos con el nuevo hosting (te arreglas bien, puedes acceder a los datos y estadísticas sin problemas, etc).

ACTUAR

Compara los resultados obtenidos (funcionalidades, manejabilidad, etc). Si son positivos y superan al anterior hosting, cambia la web de hosting y di adiós a tu anterior proveedor.

¿Y ahora qué?

En el área de asociadas, tienes formación sobre varios temas interesantes para tu empresa. Si aún no eres asociada, puedes hacerlo desde aquí.

Con estos tres ejemplos, ¿te animas a aplicar el ciclo PHVA en tu negocio?

Te estaré esperando en los comentarios para que me cuentes cómo ha ido.

Te leo en los comentarios 👇

gehisy
Gehisy Hernández

Soy Gehisy, Ingeniera Química, auditora interna de calidad y medio ambiente, Consejera de Seguridad para el transporte de mercancías peligrosas por carretera y MBA. Ayudo a profesionales de la calidad y las mercancías peligrosas a optimizar sus tareas diarias con la normativa (principalmente ISO 9001 e ISO 14001), brindándoles formación y asesoría para convertir estos temas en sencillos.

Actualmente también ayudo a propietarios de negocios online a organizar sus negocios alrededor de los procesos, para ahorrar tiempo y trabajar con calidad real.

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